Integritet - Boden Gaming

1. Ansvar och kontakt

Boden Gaming Klubb är personuppgiftsansvarig för föreningens behandling av personuppgifter i BGK-portalen. Det innebär att föreningen ansvarar för varför och hur uppgifterna används.

Kontakt för integritetsfrågor: info.bodengaming@gmail.com

Kontakta BGK:s styrelse om du har frågor om personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter. Ange vilket BGK-konto din begäran gäller. Skicka inte lösenord eller sessionsnycklar.

2. Uppgifter och ändamål

Uppgifterna kommer från dig, från Discord när du loggar in och från de registreringar och åtgärder som uppstår när du eller behöriga funktionärer använder portalen.

Konto och profil: BGK-ID, användarnamn, eventuellt visningsnamn och avatar, kontostatus samt tidsstämplar. Uppgifterna används för att skapa, identifiera och administrera ditt konto.
Eventanmälan och närvaro: Event, anmälningsstatus och tidpunkter för anmälan, bekräftelse, faktisk incheckning och avanmälan. Uppgifterna används för deltagaradministration, planering och uppföljning av närvaro. En anmälan är inte samma sak som att du har deltagit.
Registreringshistorik: Ändringar i anmälningar, vem som utförde dem, tidpunkter och eventuell anledning. Historiken används för att reda ut fel och följa upp ändringar.
Matcher och resultat: Event och omgång, de två spelarnas BGK-ID, poäng, matchstatus och tidsstämplar, inklusive när matchen slutfördes. Uppgifterna används för att genomföra tävlingar och sammanställa resultat och statistik.
Behörigheter och administrationslogg: Administrativa roller och åtgärder, berörd användare, event eller annat objekt, vem som utförde åtgärden, gamla och nya värden, eventuell anledning och tidpunkt. Uppgifterna behövs för behörighetsstyrning, spårbarhet, felsökning och skydd mot missbruk.

Rättslig grund

Den behandling som är nödvändig för att tillhandahålla ditt begärda konto och administrera din eventanmälan grundas på att fullgöra avtalet med dig, enligt artikel 6.1 b i GDPR.

Säkerhet, behörighetsstyrning, administrativ spårbarhet samt bevarande och publicering av relevant tävlingshistorik bedöms utifrån berättigat intresse, enligt artikel 6.1 f. BGK:s intressen är att driva en säker portal, kunna reda ut fel och dokumentera tävlingsverksamheten. Behandlingen måste vara nödvändig och vägas mot ditt integritetsskydd. Barns uppgifter kräver särskild hänsyn. Du kan invända mot denna behandling.

Om en viss uppgift måste behandlas enligt lag används rättslig förpliktelse endast för den skyldighet som faktiskt gäller. Ett samarbete eller ett allmänt önskemål om att spara historik är inte i sig en sådan skyldighet.

3. Inloggning och sessioner

Discord används idag

BGK använder Discord OAuth för inloggning och begär behörigheten identify. Kontokopplingen innehåller Discord-ID och aktuellt Discord-användarnamn. Denna behörighet ger inte BGK tillgång till din e-post, dina privata meddelanden eller dina serverlistor. Ditt Discord-lösenord lämnas inte till BGK.

BGK-kontot samlar enligt den nuvarande datakartläggningen inte in personnummer, kön, adress eller e-post. Uppgifter som du själv skriver i exempelvis ditt användarnamn kan ändå avslöja information om dig.

Sessionsdata

För inloggningen lagras en hashad sessionsnyckel samt tidpunkter för skapande, senaste användning och utgång. Sessionens giltighetstid är 30 dagar. Sessionsdata är inte offentliga. Giltighetstiden anger hur länge sessionen kan användas, inte att databasposten automatiskt raderas vid samma tidpunkt.

När du loggar in använder BGK en nödvändig sessionscookie för att hålla dig inloggad och koppla din webbläsare till din aktiva session. Cookien används för portalens inloggningsfunktion och inte för annonsering eller marknadsföringsspårning.

Planerat: Google OAuth och e-post

Google-inloggning används inte i den här beskrivna versionen av portalen. När funktionen införs kan e-post komma att behandlas. Innan insamlingen börjar ska informationen här uppdateras med vilka uppgifter som hämtas, varför de behövs, rättslig grund, mottagare och lagringstid. Planen innebär inte något samtycke till framtida behandling eller marknadsföring.

4. Vem kan se uppgifterna?

BGK-användarnamn, BGK-ID och deltagande-, match- och resultathistorik kan visas offentligt i portalens deltagarlistor och tävlingshistorik. Offentliga uppgifter kan läsas och kopieras av andra. Interna tidsstämplar för bekräftelse och incheckning ska inte publiceras enbart för att de lagras.

Kontostatus och registreringsdetaljer används för din egen kontohantering och av behöriga funktioner. Discord-uppgifter, intern registreringshistorik, administrativa roller och loggar ska endast vara tillgängliga för personer som behöver dem för sina uppgifter. Sessionsnycklar och deras hashvärden ska aldrig publiceras.

Tekniska leverantörer kan behöva behandla uppgifter för att driva och underhålla tjänsten. När en leverantör behandlar uppgifter för BGK:s räkning krävs ett personuppgiftsbiträdesavtal. Discord behandlar även uppgifter inom sin egen tjänst enligt Discords integritetspolicy.

Om uppgifter överförs till ett land utanför EU/EES måste det finnas stöd enligt GDPR, exempelvis ett tillämpligt beslut om adekvat skyddsnivå eller standardavtalsklausuler med nödvändiga kompletterande skyddsåtgärder. BGK ska kunna informera dig om vilka överföringar och skydd som gäller för dina uppgifter.

5. Hur länge sparas uppgifterna?

Lagring ska utgå från ändamålet. Uppgifter ska raderas eller anonymiseras när de inte längre behövs. Följande kriterier gäller för bedömningen:

Konto och inloggningskoppling: Så länge kontot tillhandahålls och uppgifterna behövs för detta. Vid avslut ska behovet av fortsatt behandling bedömas separat från event- och resultathistorik.
Sessioner: Sessionen gäller i 30 dagar. Utgångna eller återkallade sessioner ska gallras när de inte längre behövs för ett konkret och begränsat säkerhetsändamål.
Anmälan, bekräftelse och incheckning: Under planering och genomförande av eventet samt medan nödvändig uppföljning och rättelse av eventuella fel pågår. Behovet av att spara deltagandehistorik innebär inte att alla administrativa detaljer behöver sparas lika länge.
Match- och resultathistorik: Så länge historiken fyller ett motiverat ändamål för tävlingsverksamheten. Behovet av identifierbara namn ska prövas separat. Resultat som verkligen har anonymiserats kan bevaras utan koppling till en person.
Intern historik och administrativa loggar: Så länge de behövs för relevant kontroll, felsökning eller ett konkret pågående ärende. Loggar ska inte användas som ett obegränsat arkiv över borttagna konton.

Om uppgifter behöver bevaras för en tillämplig lagstadgad skyldighet eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk ska bevarandet begränsas till de uppgifter och den tid som behövs. Åtkomsten ska begränsas.

6. Kontoradering och anonymisering

Du kan begära att ditt konto och dina personuppgifter raderas. BGK ska pröva begäran för varje relevant behandling. När kontot tas bort ska inloggningskopplingar tas bort och aktiva sessioner återkallas. Även personuppgifter i historik, loggar och eventuella säkerhetskopior behöver omfattas av raderingshanteringen.

Ett användarnamn kan vara en personuppgift. Att du har valt namnet i BGK ger inte föreningen en obegränsad rätt att behålla det. Texten "konto borttaget" bredvid ditt gamla namn gör inte uppgifterna anonyma.

Matchresultat behöver inte alltid tas bort tillsammans med kontot. Historiken kan exempelvis visa "Raderad användare" i stället för namnet. För att detta ska vara anonymisering måste även kopplingar via BGK-ID, interna nycklar och andra identifierande uppgifter hanteras så att personen inte längre rimligen kan identifieras. Finns kopplingen kvar är uppgifterna fortfarande personuppgifter.

Om BGK vill behålla ditt namn i äldre resultat efter kontoradering krävs ett fortsatt lagligt och nödvändigt ändamål samt en individuell prövning av din begäran. Namnet får inte sparas automatiskt enbart med hänvisning till att du deltagit i ett event. Om uppgifter inte raderas ska du få besked om vilka uppgifter som behålls och varför.

7. Trygghetsärenden hanteras separat

Rapporter om kränkningar, trakasserier eller andra trygghetsproblem ska inte skrivas i offentliga profiler, matchresultat eller vanliga administrativa fritextfält. Kontakta styrelsen för en lämplig kontaktväg och lämna inte känsliga uppgifter i en öppen Discord-kanal.

Trygghetsärenden ska hanteras separat med åtkomst begränsad till dem som behöver handlägga ärendet. Endast relevanta uppgifter ska samlas in. Ändamål, rättsligt stöd, eventuell delning och gallring behöver bedömas för det enskilda ärendet.

Uppgifter om exempelvis hälsa och uppgifter om misstänkta brott omfattas av särskilda regler. Vanlig intresseavvägning är inte ensam tillräcklig för sådan behandling. Ett samarbete med Samspel Norrbotten innebär inte automatiskt att personuppgifter eller ärendehandlingar får delas.

8. Medlemskap och samarbeten

BGK-portalen ska skiljas från föreningens medlemsadministration och eventuell behandling i RF:s medlems- och verksamhetssystem. Den här sidans beskrivning av portalens uppgifter är inte en fullständig beskrivning av ett separat medlemsregister.

Om uppgifter behandlas i RF:s system eller lämnas till Riksidrottsförbundet, Svenska E-sportförbundet eller en samarbetspartner ska du få information om vilka uppgifter det gäller, ändamålet och ansvarsfördelningen. Ett BGK-konto medför inte i sig att alla portaluppgifter delas med dessa organisationer.

9. Dina rättigheter

Du kan kontakta BGK:s styrelse för att begära:

Tillgång till dina personuppgifter och information om behandlingen.
Rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter.
Radering när förutsättningarna för radering är uppfyllda.
Begränsning av behandlingen i de situationer GDPR anger.
Invändning mot behandling som grundas på berättigat intresse.
Dataportabilitet för uppgifter du har lämnat, när behandlingen sker automatiserat med stöd av avtal eller samtycke och övriga förutsättningar är uppfyllda.

Om en behandling grundas på samtycke kan du när som helst återkalla det. Det påverkar inte lagligheten av behandlingen före återkallelsen.

Du ska få svar utan onödigt dröjsmål, normalt inom en månad. Vid behov kan fristen förlängas med ytterligare två månader; i så fall ska du informeras om förlängningen och orsaken inom den första månaden. BGK kan behöva be om begränsad kompletterande information för att säkerställa att uppgifter lämnas till rätt person.

Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY. Du behöver inte kontakta BGK först.

10. Ändringar och läs mer

Informationen ska uppdateras när behandlingen förändras, exempelvis innan Google-inloggning och insamling av e-post införs. Vid väsentliga ändringar ska berörda användare få tydlig information.

Till sidans början